Software akuntansi secanggih apapun tidak akan menghasilkan laporan keuangan yang bersih jika budaya kerja karyawan masih berbasis kebiasaan lama (nota tercecer di saku, nota titipan tanpa tanda tangan, atau barang keluar gudang tanpa dokumen resmi). Kunci sukses digitalisasi pembukuan terletak pada penyusunan SOP Keuangan Digital.
3 Alur SOP Utama yang Wajib Diterapkan di Accurate
1. Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas (Procure-to-Pay)
Hindari kebiasaan staf langsung membeli barang sebelum ada persetujuan:
- Permintaan Pembelian (Purchase Requisition): Bagian yang butuh barang mengajukan form di Accurate.
- Persetujuan (Approval): Kepala bagian menyetujui kuota budget secara digital.
- Pesanan Pembelian (Purchase Order): Purchasing mengirimkan PO resmi ke vendor rekanan.
- Penerimaan Barang (Receive Item): Gudang memverifikasi kesesuaian fisik dengan nomor PO.
- Faktur Pembelian & Pembayaran: Finance hanya mencairkan dana jika ketiga dokumen (PO, Surat Jalan, Invoice) telah cocok.
2. Siklus Penjualan dan Penagihan (Order-to-Cash)
Mencegah terjadinya piutang tak tertagih akibat pengiriman barang tanpa kontrol limit kredit pelanggan. Accurate secara otomatis akan memblokir penerbitan Surat Jalan jika nilai piutang pelanggan sudah melampaui plafon kredit yang ditentukan.
3. Siklus Stock Opname Fisik vs Sistem
Jadwalkan stock opname parsial setiap minggu (Cycle Count) untuk item barang berputar cepat (fast-moving), dan stock opname menyeluruh setiap akhir kuartal. Gunakan fitur Penyesuaian Persediaan di Accurate untuk mencatat selisih dengan persetujuan audit internal.